Actueel beleidsplan
Versie 22 juni 2019
Inhoudsopgave
Voorwaarden voor ondersteuning
Selectie nieuwe leerlingen en opname in het programma
Betaling gelden aan leerlingen
Werving nieuwe lokale vrijwilligers (in China)
Doelstelling
Stichting Eline-de Cirkel is Rond heeft tot doel: “Het mogelijk maken van een goede (middelbare school-) opleiding voor kinderen (van het platteland) in de stadsprovincie Chongqing, Volksrepubliek China, die hier wel de capaciteiten, maar niet de financiële middelen voor hebben.”
Stichting Eline-de Cirkel is Rond (verder: “Stichting Eline” of “Stichting”) doet dit voornamelijk door het verstrekken van kleine studiebeurzen aan leerlingen op de middelbare school (het “programma”). Incidenteel kan er ook op een andere manier ondersteuning worden verleend, zowel aan individuele leerlingen als aan groepen. Voor dit laatste kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de aanschaf van boeken en leermoddelen voor een klas of een “grade” (leerjaar).
Stichting Eline kan eventueel ook actief zijn in andere provincies in China, mits daar een competente en betrouwbare groep lokale vrijwilligers (zie “Overige betrokkenen”) aanwezig is.
Algemene gegevens
Stichting Eline-de Cirkel is rond is opgericht op op 7 februari 2008 en is gevestigd op het statutaire adres, tevens postadres en bezoekadres:
Stichting Eline-de Cirkel is Rond
Iepenlaan 129
1741TD Schagen
Kamer van Koophandel registratienummer: 37139381
Fiscaal nummer (RSIN): 8190.25.549
Telefoon: 0224298532
E-mail: bestuur@stichting-eline.org
Website: www.stichting-eline.org
Secretariaat:
Maaike de Wijs
Hoog en Laag 19
1852AW Heiloo
Telefoon: 0617166385
AVG-contactpersoon:
Jim Kuijper
E-mail: privacy@stichting-eline.org en kuijper@nuclic.nl
(zie ook “Communicatie en privacy” en de Privacyverklaring)
Bestuur
Het Bestuur van Stichting Eline bestaat momenteel uit:
- Wilma Leermakers (voorzitter en penningmeester)
- Maaike de Wijs (secretaris)
- Donn Knol (algemeen bestuurslid)
De rechten, plichten en bevoegdheden van de bestuursleden staan omschreven in de Statuten (tevens Akte van Oprichting).
Financieel beheer
De Stichting heeft de beschikking over twee bankrekeningen en een spaarrekening bij de Rabobank.
Tenminste twee bestuursleden hebben toegang tot deze rekeningen middels een bankpas en telebankieren. Dit zijn de penningmeester en één ander bestuurslid. Het andere bestuurslid kan derhalve te allen tijde mutaties van het saldo van de rekeningen waarnemen en controleren. Momenteel is dit andere bestuurslid Maaike de Wijs, secretaris.
Daarnaast is een hoeveelheid contant geld (in Chinese RMB) aanwezig bij een van de lokale senior vrijwilligers (zie “Overige betrokkenen”), om studiebeurzen te kunnen geven aan leerlingen in het programma, ook als er geen bestuurslid aanwezig is bij het halfjaarlijkse bezoek aan de school. De lokale senior vrijwilliger houdt hier een aparte administratie van bij (zie “Studiebeurzen”) en het actuele saldo wordt opgenomen in de jaarrekening (zie onder).
Hoewel de Stichting actief is in China, is zij daar niet formeel geregistreerd. Dit vanwege de te hoge kosten die daaraan zijn verbonden. Dit betekent wel dat de Stichting in China niet aan fondsenwerving mag doen en ook geen bankrekening kan openen. Samenwerking met andere personen en organisaties die (middelbare) scholieren ondersteunen kan en mag wel, en gebeurt ook.
Conform de statuten stelt de penningmeester na het einde van het boekjaar een jaarrekening op. Deze wordt binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar op de website (zie “Communicatie en privacy”) gepubliceerd.
Overige betrokkenen
Naast het bestuur en de adviseurs en vrijwilligers in Nederland, worden belangrijke taken in China uitgevoerd door lokale -senior en junior- vrijwilligers. Senior vrijwilligers zijn lokale mensen die goed Engels spreken, werkzaam zijn in het bedrijfsleven, bij de overheid of in het onderwijs en bovenal belangstelling hebben voor het helpen van kansarme jongeren. Junior vrijwilligers zijn jongeren die zelf met een studiebeurs van Stichting Eline zijn ondersteund, nu op een vervolgopleiding zitten en die wat terug willen doen voor andere jongeren. De taken zijn onder andere het onderhouden van de contacten met de scholen en de ondersteunde leerlingen, en het bezoeken van de school aan het begin van elk semester. Daarnaast spelen ook de directeur (of een ander lid van het management team) en een aantal leraren van de betreffende middelbare school een rol in de uitvoering. En last but not least natuurlijk de jongeren/leerlingen, die door de Stichting worden ondersteund door middel van een studiebeurs.
Bij de bezoeken aan de school (aan het eind van ieder semester) door lokale vrijwilligers en bij voorkeur ook tenminste één bestuurslid, worden de lokale reiskosten betaald door de Stichting. De reiskosten van en naar China en de verblijfskosten in China van een bestuurslid zijn voor eigen rekening van dat bestuurslid.
Studiebeurzen
Voor het studiebeurzenprogramma van Stichting Eline gelden de volgende richtlijnen:
Voorwaarden voor ondersteuning
- Jongeren moeten kunnen en vooral willen leren. Ze moeten bewezen prestaties hebben uit eerdere leerjaren/semesters. Dit kan ook bepaald worden op basis van gegevens van de lagere school. Aan de andere kant is het niet ook weer nodig om een “topstudent” te zijn.
- Er moeten aantoonbare belemmerende financiële factoren zijn waardoor jongeren niet naar school kunnen gaan.
- We streven naar een evenwicht tussen aantallen jongens en meisjes in het programma.
- Bij voorkeur volgen we de leerlingen vanaf “grade 1”, het eerste leerjaar.
- Leerling wordt ondersteund gedurende de gehele Junior en Senior High School.
(Junior High School = lagere middelbare school, deze duurt 3 jaar; Senior High School = hogere middelbare school, deze duurt 3 jaar).
- Aan het eind van het semester moet een rapport worden ingediend over de prestaties en een verslag van de leerling zelf. Dit moet binnen 3 weken na het begin van het volgende semester binnen zijn bij de contactpersonen.
- Betaling van de gelden worden aan het begin van het nieuwe semester gedaan. De gegevens van de leerlingen moeten dan al binnen zijn en nagekeken zijn door het bestuur.
- De rapportage over het kind worden gegeven in gehaalde punten. Per vak is een maximum aantal punten vastgesteld.
- De leerlingen moeten per vak minimaal een score van 70 % van het maximum aantal punten hebben.
- De leerlingen krijgen, als ze niet goed presteren - onder 70% -, een waarschuwing om betere prestaties te leveren en kunnen dan nog een semester worden aangehouden. Bij niet verbeterde resultaten kan het bestuur besluiten de jongere uit het programma te halen. Dit hangt ook af van externe factoren, zoals ziekte of huiselijke omstandigheden.
- De jongeren moeten eventueel ook een vragenlijst invullen die het bestuur aan de contactpersonen zal toesturen.
- De school moet ieder half jaar een overzicht verstrekken van de gemaakte kosten per leerling.
- De school mag niet bezuinigen op de kosten van voeding voor de jongeren. Dit controleren we bij de halfjaarlijkse schoolbezoeken.
- Stichting Eline kan de jongeren alleen ondersteunen als ze in Chongqing City of Fuling City naar de Senior High School gaan. Dit om organisatorische redenen: de lokale contactpersonen in China moeten de scholen in één dag kunnen bezoeken.
- Bij het volgen van de Senior High School in een andere komt de hulp van Stichting Eline te vervallen, tenzij er betrouwbare lokale contactpersonen ter plaatse beschikbaar zijn.
Selectie nieuwe leerlingen en opname in het programma
- Er moet eerst worden bepaald voor hoeveel nieuwe jongeren ondersteuning kan worden zeker gesteld. Dit hangt af van de beschikbare financiële middelen. De Stichting streeft ernaar om pas een leerling in het programma op te nemen wanneer het volledige bedrag, dat nodig is om de middelbare school geheel af te ronden, al aanwezig en beschikbaar is.
- Vervolgens wordt de schooldirecteur om voorstellen gevraagd voor het dubbele aantal leerlingen, die aan de eisen voldoen.
- De lokale contactpersonen vertalen deze informatie, hebben contact met de schooldirecteur en de leerlingen en adviseren het Bestuur.
- Op basis van de voorstellen maakt het Bestuur een rangorde.
- Het aantal beschikbare plaatsen wordt opgevuld volgens de rangorde.
- De overblijvende leerlingen blijven op de wachtlijst staan.
- Als er later meer plaatsen vrij komen, moet er worden gekeken of de leerlingen op de wachtlijst nog in aanmerking komen. Is dat het geval, dan worden ze volgens de rangorde geplaatst.
Volgen van de voortgang
- Lokale contactpersonen hebben regelmatig contact met schooldirecteur en leerlingen.
- Tweemaal per jaar, aan het begin van ieder semester -deze starten in september en februari - vindt rapportage plaats over prestaties en besteding van de gelden.
- Bij langdurig slecht presteren - hiervoor houden we momenteel twee semesters aan - is verwijdering uit het programma mogelijk.
Ondersteuning door Stichting Eline bevordert tevens investeringen in de scholen door lokale autoriteiten!
Betaling gelden aan leerlingen
- De contactpersonen betalen de beurzen contant uit aan de leraren. Leerlingen geven zelf bij de betreffende leraar aan wanneer ze geld voor onderhoud en schoolkosten nodig hebben.
- De leraren houden een overzicht bij waarin aangegeven is hoeveel de leerlingen hebben opgenomen en waarvoor. Deze overzichten moeten worden overlegd bij ieder bezoek van de lokale contactpersonen aan de school.
- De lokale contactpersonen controleren de overzichten en geven hun goedkeuring.
- In een later stadium zal er door de contactpersonen worden bekeken of het mogelijk is en gemakkelijker is om te werken via bankrekeningen van de leerlingen. Dit zal dan in de eerste instantie alleen gelden voor de jongeren op de Senior High School.
Werving nieuwe lokale vrijwilligers (in China)
Tijdens de bezoeken van het bestuur wordt er gekeken naar de werkhouding en de ontwikkeling van de jongeren. Gedurende de jaren van contact wordt er nagegaan of de jongeren interesse hebben om als (junior) vrijwilliger voor de stichting te gaan werken, nadat ze hun opleiding aan de Senior High School hebben afgerond.
Huidige stand van zaken
Sinds de oprichting in 2008 heeft Stichting Eline meer dan 35 jongeren op de middelbare school ondersteund met een studiebeurs. Hiervan hebben tot nu toe 20 jongeren de middelbare school met succes doorlopen en zijn begonnen aan een vervolgopleiding. Een viertal jongeren is lokaal (junior) vrijwilliger geworden voor Stichting Eline. Dit is van groot belang, aangezien zij uit eigen ervaring weten wat een studiebeurs van Stichting Eline kan betekenen.
Voor het overzicht van inkomsten en uitgaven wordt verwezen naar de jaarlijkse financiële overzichten (jaarrekeningen) en de begroting. Per jongere is in het afgelopen jaar per semester gemiddeld ongeveer 1900 RMB (≈ 280 Euro) verstrekt als studiebeurs.
Inkomsten
Voor het geven van studiebeurzen en van andere vormen van ondersteuning is geld nodig. De drie voornaamste bronnen van inkomsten zijn:
- Particuliere donateurs
- Organisatie van evenementen, zoals bijvoorbeeld concerten.
- Verkoop van Chinese cadeauartikelen op goede-doelen-markten en tijdens evenementen.
Meer inkomsten betekent dat er meer jongeren een studiebeurs kunnen ontvangen.
Stichting Eline werkt samen met lokale goede-doelen-organisaties in de gemeente Schagen in het Platform Grenzenloos Schagen . Eén van de doelstellingen van dit Platform is het organiseren van gezamenlijke fundraising activiteiten.
Daarnaast is het bestuur actief op zoek naar organisaties, maar ook particulieren, in Nerderland en China, waarmee/met wie kan worden samengewerkt, onder andere voor het organiseren van (nieuwe) fundraising activiteiten, maar ook met het direct ondersteunen van kansarme (middelbare) scholieren.
Het bestuur onderzoekt ook andere mogelijke bronnen van inkomsten, zoals fondsen voor goede doelen en sponsoring door bedrijven.
De inkomsten (en uitgaven) worden verantwoord in de jaarrekening.
Communicatie en privacy
Stichting Eline heeft een website, www.stichting-eline.org, waarop onder andere nieuwe activiteiten worden aangekondigd en verslag wordt gedaan van activiteiten in het (recente) verleden. Dit omvat tevens een (beknopte) financiële verantwoording (jaarrekeningen) van de afgelopen jaren. De informatie is verdeeld over diverse webpagina’s en posts, maar de belangrijkste informatie is te vinden via links in de kop van de home page, onder andere een link naar dit actuele beleidsplan. Naast een sectie in het Nederlands zijn er ook secties in andere talen, i.h.b. Engels en Chinees (Mandarijn), ten behoeve van buitenlandse belangstellenden.
Daarnaast verstuurt Stichting Eline tenminste éénmaal per jaar een Nieuwbrief aan donateurs en overige belangstellenden, per E-mail en/of gewone post. Hierin wordt verslag gedaan van de activiteiten, schoolbezoeken, etc. in de afgelopen periode. In de Nieuwsbrief wordt ook verteld hoe het met de jongeren in het programma gaat. Tevens wordt incidenteel een Nieuwsflits verzonden per E-mail om donateurs en overige belangstellenden op de hoogte te stellen van een actualiteit, bijvoorbeeld een benefietconcert ten bate van de Stichting.
Tenslotte maakt de Stichting gebruik van rolbanners, flyers, informatieformuleren, etc. om met belangstellenden te communiceren.
Voor deze externe communicatie maakt de Stichting gebruik van persoonsgegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is derhalve hierop van toepassing. Zie hiervoor ook de Privacyverklaring (Nederlandse versie), voor een meer gedetailleerde beschrijving.
Abonneren op nieuwsberichten